Beleid voor Social Media

Nu Sociale Media een steeds dominantere positie in nemen, neemt ook de behoefte aan beleid voor dit onderwerp toe. Omdat ik hier regelmatig vragen over krijg hierbij wat meer informatie. 

Al in 2005 ontwikkelde IBM een set richtlijnen in (hoe kan het ook anders rondom dit onderwerp) samenspraak met medewerkers. Wat mij betreft ligt hierin nog steeds een uitstekende basis om het eigen beleid op te baseren. 

Via het weblog RecTec werd ik een aantal maanden geleden reeds geattendeerd op een overzicht van 100 voorbeelden van door organisaties geschreven Social Media beleid. En een Nederlands voorbeeld dat op meerdere weblogs is besproken is die van het CNV:  

Persoonlijk spreekt die van IBM nog altijd het meeste aan. Omdat hun primaire uitgangspunt niet was 'Hoe kaderen we alle mogelijke aspecten zo goed mogelijk af met ons beleid?' maar hun uitgangspunt gericht was op het feit dat een beleid dat door de medewerkers zelf tot stand is gekomen en ook door die medewerkers aangepast en onderhouden kan worden het meeste draagvlak zal genereren. 

Juist voor het opstellen van een Social Media Policy is het dus van groot belang dat voor het bepalen van de inhoud ervan al begonnen wordt met het vragen van input aan de collega's. En er bij de definitief vastgestelde policy ruimte is voor reacties en commentaar zodat medewerkers altijd hun vragen, opmerkingen of aanvullingen kwijt kunnen. 

Vrij vertaald de belangrijkste punten uit de richtlijnen van IBM:

* Je bent persoonlijk verantwoordelijk voor wat je publiceert op blogs, wiki's of andere platformen. Realiseer je daarbij dat wat je publiceert nog jaren later terug gevonden kan worden op een publiek domein als internet. Let dus op het beschermen van je privacy.

* Maak jezelf herkenbaar; gebruik je naam en meldt als dat relevant is ook de naam van je organisatie en je functie. Schrijf zoveel mogelijk in ' de eerste persoon'. En maak vervolgens duidelijk dat je spreekt voor jezelf en niet uit naam van je organisatie.

* Gebruik, zodra je bijdrage relateert aan je organisatie of aan je werk daar, een disclaimer, bijvoorbeeld de volgende: 'Mijn bijdrage op deze site is persoonlijk en vertegenwoordigd in deze niet automatisch de stellingname van de organisatie waarvoor ik werkzaam ben.' * Respecteer copyright, wetgeving, etc.

* Citeer niet zomaar uit interne stukken (eerst toestemming vragen) en verstrek geen als vertrouwelijk bestempelde bedrijfsinformatie aan anderen buiten de organisatie. Citeer ook geen klanten, partners of toeleveranciers zonder hun medeweten en instemming. En als je citeert of bronnen gebruikt, voeg dan waar mogelijk een linkje naar je originele bron toe.

* Schrijf met respect voor je lezers. Dus geen beledigingen, obscene uitspraken, geen stigmatisering van etnische of andere groepen. Samengevat: doe geen dingen die we ook niet van elkaar accepteren in ' real life'  binnen de organisatie.

* Zoek uit of anderen al eerder over jouw onderwerp schreven en citeer ze, liefst met een link verwijzing. 

* Zorg er altijd voor dat je persoonlijke profiel en je bijdragen op het internet met elkaar kloppen, met elkaar in balans zijn. Vraag je daarbij regelmatig of het totaalbeeld dat over jouw op internet te vinden is ook het beeld is dat je van jezelf, je collega's en de organisatie wilt neerzetten.

* Met elkaar in discussie gaan, van mening verschillen, prima! Maar ga geen ' gevechten'  aan. Durf je ongelijk te bekennen en durf de eerste te zijn om misverstanden op te helderen / eventuele fouten te corrigeren. Mocht je al overgaan tot het aanpassen van eerdere bijdragen, vermeld dan even dat je dat hebt gedaan.

* 'Add value'. Oftewel, probeer ook echt iets toe te voegen als je ergens over schrijft. Je organisatie wordt het beste gerepresenteerd door de medewerkers die er over schrijven. Wat je over die organisatie schrijft zal dus ook invloed hebben op diezelfde organisatie; wees je daarvan bewust. 

IBM geeft vervolgens nog een toelichting op de hiervoor genoemde punten. Ook hieruit een paar sprekende citaten: 

- Wij (de organisatie) moedigen 'een open dialoog'  aan en staan positief tegenover het uitwisselen van ideeen. 

- Wees jezelf. Sommige bloggers werken anoniem en/of gebruiken pseudoniemen. Wij geloven in transparantie en eerlijkheid. Dus als je blogt of op een andere manier actief bent op internet, dan moedigen we het gebruik van je echte naam aan, net als het vermelden van je rol bij onze organisatie.  

- Ga geen ' gevechten' aan. Als je bijvoorbeeld constateert dat ons bedrijf niet correct wordt geciteerd of je windt je op over tendentieuze artikelen, gebruik dan gerust je blog om dat tegen te spreken. Maar doe dat dan wel met respect, houd je aan de feiten en maak ook duidelijk dat je 'tegengas'  geeft vanuit je positie als werknemer van onze organisatie. 

- Verlies je functie en de werkzaamheden die daarbij horen niet uit het oog. Oftewel; zorg er voor dat je online activiteiten niet ten koste gaan van je werk of je afspraken met klanten en collega's.